- A. Paskaidrojums par standarta punkta prasībām
ISO 9001:2015 standarta 7.5. punkts "Dokumentēta informācija" nosaka prasības, kas jāievēro, lai nodrošinātu, ka uzņēmums ir izveidojis un uztur dokumentētu informāciju, kas ir nepieciešama kvalitātes vadības sistēmas (KVS) efektīvai darbībai.
Kāpēc ir svarīgi ievērot šīs prasības?
Dokumentētā informācija ir būtiska KVS veiksmīgai darbībai, jo tā:
- Nodrošina, ka process ir skaidri definēts un saprotams.
- Palīdz nodrošināt, ka process tiek veikts pareizi un atkārtoti.
- Palīdz nodrošināt, ka dati tiek savākti un analizēti, lai uzlabotu procesu.
- Palīdz nodrošināt, ka klientu prasības tiek izpildītas.
- B. Ieteikumi prasību izpildei
- Lai izpildītu ISO 9001:2015 standarta 7.5. punkta prasības, uzņēmumam ir jāveic šādas darbības:
- Identificēt dokumentētās informācijas veidu, kas ir nepieciešama KVS efektīvai darbībai.
- Izstrādāt un uzturēt dokumentēto informāciju atbilstoši standarta prasībām.
- Nodrošināt, ka dokumentētā informācija ir pieejama un lietojama tādā veidā, lai nodrošinātu KVS efektīvu darbību.
- C. Rīki un metodes
Lai uzlabotu dokumentētās informācijas pārvaldību, uzņēmumi var izmantot dažādus rīkus un tehnoloģijas. Daži piemēri:
- Dokumentu vadības sistēmas: Dokumentu vadības sistēmas var palīdzēt uzņēmumiem organizēt un uzturēt dokumentēto informāciju.
- Dokumentēšanas rīki: Dokumentēšanas rīki var palīdzēt uzņēmumiem izveidot un formatēt dokumentēto informāciju.
- Dokumentētās informācijas izplatīšanas rīki: Dokumentētās informācijas izplatīšanas rīki var palīdzēt uzņēmumiem nodrošināt, ka dokumentētā informācija ir pieejama visiem, kuriem tā nepieciešama.
- D. Dokumentācija
-
ISO 9001:2015 standarts nosaka, ka obligāti dokumentējama informācija ir:
- KVS politika un mērķi.
- KVS procedūras un protokoli.
- Dokumentēta informācija, kas nepieciešama, lai demonstrētu atbilstību standarta prasībām.
Papildus obligātajām prasībām, uzņēmumi var izvēlēties dokumentēt arī citu informāciju, kas ir nepieciešama KVS efektīvai darbībai. Daži piemēri:
- Dokumentētā informācija, kas ir nepieciešama, lai ieviestu un uzturētu KVS.
- Dokumentētā informācija, kas ir nepieciešama, lai izpildītu klientu prasības.
- Dokumentētā informācija, kas ir nepieciešama, lai veiktu produktu vai pakalpojumu atbilstības novērtēšanu.
- Dokumentētā informācija, kas ir nepieciešama, lai veiktu iekšējo auditu.
- Dokumentētā informācija, kas ir nepieciešama, lai veiktu darbības pēcpārbaudi.
Dokumentētās informācijas procedūrā un protokolos jāiekļauj šāda informācija:
- Dokumentētās informācijas mērķis: Kāpēc dokumentētā informācija ir nepieciešama.
- Dokumentētās informācijas saturs: Kāda informācija ir ietverta dokumentā.
- Dokumentētās informācijas izstrāde un apstiprināšana: Kā un kad dokumentētā informācija ir izstrādāta un apstiprināta.
- Dokumentētās informācijas pārskatīšana un atjaunināšana: Kā un kad tiek pārskatīta un atjaunināta dokumentētā informācija.
- Dokumentētās informācijas izplatīšana un pieejamība: Kā dokumentētā informācija tiek izplatīta un nodrošināta tās pieejamība.
- Dokumentētās informācijas aizsardzība: Kā tiek aizsargāta dokumentētā informācija no neatļautas piekļuves, izmantošanas, izpaušanas, pārveidošanas vai iznīcināšanas.
- E. Auditoru pārbaudes
Auditori pārbaudīs, vai uzņēmums ir izpildījis ISO 9001:2015 standarta 7.5. punkta prasības. Audita laikā auditori var uzdot šādus jautājumus:
- Kāda dokumentētā informācija ir nepieciešama, lai atbalstītu KVS prasību izpildi.
- Kā tiek izstrādāta un apstiprināta dokumentētā informācija.
- Kā tiek pārskatīta un atjaunināta dokumentētā informācija.
- Kā tiek izplatīta un nodrošināta dokumentētās informācijas pieejamība.
- Kā tiek aizsargāta dokumentētā informācija.
- F. Atbildības
-
Kvalitātes vadītājs ir atbildīgs par dokumentētās informācijas vadības sistēmas izveidi un ieviešanu.
Augstākā vadība ir atbildīga par dokumentētās informācijas vadības sistēmas atbalstu un resursu nodrošināšanu.
Nodaļu vadītāji ir atbildīgi par dokumentētās informācijas vadības sistēmas īstenošanu savās nodaļās.
Darbinieki ir atbildīgi par dokumentētās informācijas pareizu izmantošanu.